O que é Ponto por Exceção? A Insoft4 responde!

Esse é um modo de gestão de frequência no qual ao invés do funcionário fazer todas as marcações, ele faz apenas quando está fora do horário padrão. O uso do ponto por exceção tem sido foco de conversas em empresas e sindicatos, na busca de entender melhor esse meio de controle de jornada e ampliar sua utilização.

Esse modelo foi uma das novidades que vieram com a MP da Liberdade Econômica em 2019, desde então, ainda gera discussões sobre sua utilização. A flexibilidade e facilidade para controle de frequência são os maiores benefícios do ponto por exceção, entretanto, ainda existem dúvidas sobre seu uso. Os maiores receios ligados a essa modalidade ocorrem por dúvidas sobre o funcionamento das horas extras, medo de possíveis fraudes e a transparência com o funcionário.

“Muitos ainda possuem receio dessa novidade, principalmente na âmbito da legislação trabalhista, o que é comum e compreensível considerando a importância desses processos, mas podemos elucidar esse assunto e mostrar como a tecnologia nos ajuda a manter a compliance trabalhista” Leonardo José Stangherlin, CEO da Insoft4.

Entretanto, utilizando boas soluções de ponto eletrônico, esses receios são eliminados. Nesse artigo, vamos esclarecer todas as dúvidas sobre essa modalidade, confira!

Como funciona o ponto por exceção?

No ponto por exceção o funcionário só efetua os registros fora de seu horário padrão. O meio de registro de ponto, seja leitor facial, aplicativo ou relógio convencional, não é eliminado, segue disponível para coleta de todas as marcações efetuadas por exceção.

Na prática, o funcionário vai realizar o registro toda vez que chegar antes do horário, trabalhar após o horário padrão, ter saídas antecipadas ou estar atrasado. O que essa modalidade elimina são as marcações “habituais”, aquelas na qual o trabalhador chega no seu horário padrão.

A nível de sistema, o software de ponto eletrônico precisa ter uma configuração específica para ponto por exceção. O sistema deixa por padrão os horários de trabalho e identifica as marcações excedentes, alocando-as no turno devido, identificando a ocorrência (atraso, saída antecipada, horas extras, etc) e calculando o saldo de horas, tudo de forma automatizada em tempo real.

O ponto por exceção está previsto na lei?

O ponto por exceção está totalmente previsto na legislação trabalhista brasileira, essa opção foi dada pela Lei nº 13.874/2019, conhecida como Lei da Liberdade Econômica. A nova regras atualizou o artigo 74 da CLT, que tratava sobre o controle de ponto:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.

2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.
4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

O 4° parágrafo é o que permite o ponto por exceção, por acordo individual, convenção ou acordo coletivo. Ou seja, por intermédio de sindicatos ou direto com o colaborador.

Já tivemos decisões da justiça do trabalho favoráveis ao ponto por exceção, por exemplo este início de ano quando a Subseção de Dissídios Coletivos do Tribunal Superior do Trabalho (TST) reconheceu a cláusula de acordo coletivo de uma empresa gaúcha referente ao registro de ponto por exceção.

Além disso, já existem convenções coletivas prevendo o ponto por exceção, como no SINDPPD do Distrito Federal.

Quais empresas podem usar o ponto por exceção?

Qualquer empresa pode utilizar o ponto por exceção, basta ter a previsão em acordo individual, coletivo ou convenção coletiva. Além disso, para manter a confiabilidade e transparência nessa modalidade é necessário um bom sistema de ponto eletrônico, que tenha essa configuração prevista.

Importante ressaltar que o ponto por exceção não é uma exclusividade para grandes empresas, pequenas e médias também podem aproveitar de suas vantagens. Tendo a liberação legal, basta a contratação de um sistema de ponto eletrônico, o que já é de extrema importância independentemente da quantidade de funcionários.

Para utilizar o ponto por exceção é importante ter uma relação de confiança e organização entre funcionários e gestores. Assim, unindo com o cumprimento dos requisitos legais e uso de um bom software, é possível aproveitar as vantagens dessa modalidade.

Quais as vantagens do ponto por exceção?

A maior vantagem do ponto por exceção é a agilidade no trabalho do rh, junto da facilidade para o dia a dia do funcionário.

Com essa modalidade, o trabalho manual do RH é reduzido, com menos manutenções de ponto por esquecimento do registro ou outros ajustes. Além disso, o funcionário não perde tempo em filas de registro, também pode apenas iniciar seu trabalho, sem a necessidade de registrar o ponto.

Sistema de gestão de frequência para ponto por exceção

Para manter a confiabilidade na gestão do ponto por exceção é necessário um bom software de ponto eletrônico, com tecnologia para essa opção. Apenas gerar marcações não basta, é necessário todo um entendimento para alocação registros excedentes, cálculo do saldo de horas e transparência para o trabalhador.

Alocação de marcações: É importante que o sistema tenha inteligência para identificar pelo horário de marcação em qual categoria ela se encaixa, saber diferenciais turnos, identificar registro de horas extras, trabalho noturno, diferenciar saídas intermediárias, etc.

Saldo de horas: O cálculo em tempo real do saldo de horas é uma necessidade para manter a organização do ponto por exceção. Só assim é possível identificar as marcações excedentes e como elas impactam na folha de pagamento antes do fechamento, o que permite identificar marcações que estão faltantes, confirmar horas extras, envio de atestados, etc.

Banco de dados e Horas extras: No ponto por exceção é necessário controlar de forma assertiva as horas extras, o valor de cada e horas que vão para o banco;

Descentralização: A descentralização é a melhor forma de manter transparência no ponto eletrônico, permitir que o funcionário, de forma livre e em tempo real, consulte seu espelho de ponto e veja seu saldo de horas. Desta forma, ele pode acompanhar seus dias “normais” e como estão impactando as exceções, inclusive solicitar esclarecimentos e incluir justificativas.

Forma de marcação: Mesmo com o ponto por exceção, a empresa deve disponibilizar um meio de registro seguindo todas as regras da portaria 671/2021, como por exemplo o livre acesso, disponibilidade a qualquer horário e registros assertivos.

Como realizar os registros na modalidade de ponto por exceção?

Os registros na modalidade ponto por exceção não diferem dos registros padrões, inclusive, podem ser feitos por terminal facial, aplicativo ou relógios convencionais. A forma de registro segue as regras da Portaria 671/2021, deve ser de livre acesso, sem restrição de horário, sem solicitação de autorização e sem alteração de dados.

Ponto por exceção é transparente?

O ponto por exceção pode causar receios nas empresas e funcionários, principalmente pela questão da transparência e confiabilidade no saldo de horas. A verdade é que o ponto por exceção é sim transparente, basta utilizar soluções que façam essa gestão da forma ideal.

As marcações de horas extras não devem ser uma preocupação, pois já é definido pela legislação que o meio de marcação deve ser de livre acesso independentemente do horário. Mesmo que o funcionário esqueça de realizar uma marcação em horário diferente, é possível incluir ela pela descentralização.