A história do Centro Universitário do Rio São Francisco – UniRios, teve início no ano de 1964, quando o professor Gilberto Gomes de Oliveira, pioneiro da educação, criou o Colégio Sete de Setembro, e estabeleceu um novo padrão na oferta de serviços educacionais em Paulo Afonso (BA) e região.
A instituição ganhou uma nova identidade, passando a carregar o Rio São Francisco como marca que tão bem caracteriza a região, enriquecendo ainda mais o legado educacional das iniciativas pioneiras do professor Gilberto Gomes de Oliveira.
Durante a fase inicial da implantação da ferramenta Privacy Tools, a equipe encarregada do projeto por parte da Unirios, reconheceu a importância de engajar ativamente os líderes da instituição nesse processo de adequação à LGPD.
A partir dessa percepção, foram definidas as etapas necessárias para a implantação da ferramenta. Esse planejamento levou em consideração tanto as demandas específicas da Unirios quanto os recursos disponíveis, bem como os prazos a serem seguidos.
Essa abordagem garantiu que todos os participantes do projeto estivessem plenamente cientes de suas atribuições e comprometidos com a obtenção dos resultados desejados.
Nesse contexto, a colaboração estreita com os líderes não apenas assegura a conformidade legal, mas também reforça a cultura de respeito à privacidade em todos os níveis da Unirios, consolidando um alicerce sólido para a jornada de conformidade com a LGPD.
Segundo Marcos de Souza Dantas, Supervisor de Serviços Financeiros da Unirios, a participação da liderança da Unirios no processo de implantação da ferramenta Privacy Tools, foi essencial.
“As ações foram direcionadas para envolver tanto os líderes, quanto os colaboradores de cada área, com o objetivo de mapear o fluxo de dados específicos de cada setor, e em seguida, integrá-lo ao fluxo geral da nossa instituição”, complementa Marcos.
Com o envolvimento de todos os membros da equipe da Unirios no processo de adequação para a conformidade com a LGPD, criou-se o “Minuto LGPD”, uma série de vídeos curtos gravados pelo Encarregado de Proteção de Dados, que foram disponibilizados no canal de comunicação interno da instituição. “Esses vídeos permitiram que os colaboradores assistissem e tirassem suas dúvidas a qualquer momento. Além disso, envolvemos a temática LGPD em todas as nossas novas contratações, independente do cargo ocupado”, explica o Supervisor Financeiro.
Enfrentando os desafios do gerenciamento de fluxo de dados
No cenário atual, o gerenciamento eficiente do fluxo de dados tornou-se uma peça fundamental para o sucesso das organizações em diversos setores. A Unirios, um dos clientes da Privacy Tools, não foi exceção a esse contexto desafiador. Enfrentando uma dinâmica crescente de informações provenientes de seus processos internos, parcerias e interações com alunos, a instituição deparou-se com desafios significativos em relação ao controle do fluxo desses dados.
Desde o início do processo de implantação da ferramenta Privacy Tools, ficou evidente que a Unirios lidava com a complexidade de gerenciar grandes quantidades de informações e o rastreamento manual de dados mostrou-se uma tarefa árdua e suscetível a erros.
De acordo com Marcos, “o grande volume de processos e fluxos de informações tornava difícil firmar um controle efetivo, o que, por sua vez, dificultava o rastreamento de dados pessoais e sensíveis e a falta de um controle adequado dificultava a identificação de pontos críticos e a tomada de medidas corretivas de forma ágil e eficiente”.
Estabelecendo a governança
Marcos de Souza explica que transformar a cultura de uma empresa não é tarefa fácil e envolve uma série de desafios, requerendo o comprometimento contínuo de todos os envolvidos. Portanto, o processo não será finalizado, pois a governança não termina com a implantação, ela continua sendo parte importante desse processo em constante evolução. “Semanalmente, temos o compromisso com o monitoramento e buscamos sempre ouvir os líderes e os principais atores da governança”, complementa.
Embora seja possível avaliar a implantação como bem-sucedida, é fundamental reconhecer que a consolidação de uma nova cultura não acontece da noite para o dia e exige o envolvimento de todas as áreas da empresa.
Antes da entrada em vigor da LGPD e da implantação da ferramenta Privacy Tools, a Unirios enfrentava desafios consideráveis em relação ao controle do fluxo de dados. O grande volume de processos e fluxos dificultava o estabelecimento de um controle efetivo, tornando complicado o rastreamento de dados pessoais e sensíveis.
Segundo Marcos, a implementação da Privacy Tools, permitiu obter os registros das operações em tratamento e informações sobre os operadores de dados sensíveis. Além disso, possibilitou o acompanhamento do fluxo de registro de dados dos clientes desde o início do seu processo na organização, assim como os dados utilizados dos colaboradores.
Marcos complementa: “o módulo de Data Mapping proporcionou a centralização da gestão do fluxo dos processos e dos dados naturais e sensíveis, organizando o gerenciamento das permissões de acesso dos colaboradores aos dados existentes na organização. Além disso, a implementação da ferramenta também trouxe benefícios adicionais, como a gestão de cookies do site da organização, possibilitando uma melhor rastreabilidade e gestão do site Através dos cookies, é possível identificar as páginas mais e menos populares pelos usuários, garantindo a coleta de dados com a permissão do usuário de forma anônima, preservando a privacidade e identificação dos mesmos”.
Dessa forma, a ferramenta de gestão da Privacy Tools, proporcionou à UniRios, a sistematização do fluxo de processos e dados, bem como, a centralização das ações inerentes a LGPD.
Sobre a Privacy Tools
A Privacy Tools é uma plataforma de privacidade líder no mercado brasileiro e pioneira na oferta de soluções para LGPD no Brasil.
Atualmente conta com mais de 700 empresas como clientes, incluindo Rede D’or, Banco RCI, Pague Menos, Farmácias São João, Grupo Bom Jesus, Grupo Fleury, Eletrobrás, Grupo RBS, entre outras.
É com o objetivo de auxiliar as empresas nesse processo de adequação que a Privacy Tools traz soluções de gerenciamento da privacidade com módulos pensados para o uso em diferentes segmentos do mercado e para cumprir com as obrigações das diferentes legislações, como LGPD e GDPR.
- Fonte: PrivacyTools.com.br
- Imagem: Freepik
- 10 de outubro de 2023
